Daten für Externe zugänglich machen im PIM- und DAM-System

Jeder sieht nur die Daten, für die er berechtigt ist

Wenn mehrere Parteien, sowohl intern wie extern, mit einem PIM– oder DAM-System arbeiten sollen, gilt es verschiedene Herausforderungen anzugehen: Welche Bereiche sind für welche Nutzer zugänglich? Wie kann sichergestellt werden, dass jeder User allein auf die Daten zugreifen kann, die er benötigt? Und wie kann das System Daten für Externe zugänglich machen, ohne dass diese Nutzer sich erst am System anmelden müssen?

Eine Kernfunktion unserer Systeme ist, dass Daten von „außen“, also für Kunden, Dienstleister etc. ganz einfach erreichbar sind. In DYNAMIC PIM® und DYNAMIC DAM® gibt es deshalb bestimmte Funktionen, die das Rechte-Management sowie das Teilen der Daten mit externen Usern vereinfachen. Auch ist es in manchen Bereichen notwendig, bestimmte Produktinformationen dauerhaft öffentlich zugänglich zu machen. An solch einen öffentlichen Bereich haben wir ebenfalls gedacht.

Rollen und Gruppen – Ein ausgefeiltes Rechte-Management

Eine Möglichkeit, Daten für Externe zugänglich zu machen, ist die Funktion „Rollen und Gruppen“.  Hierbei handelt es sich um ein ausgefeiltes Rechte-Management. DYNAMIC PIM® und DYNAMIC DAM® erlaubt so die Steuerung sämtlicher Produktdaten nach Nutzergruppen und mit verschiedenen Rollen. Damit kann der Administrator bis auf Feldebene entscheiden, wer was sehen, editieren oder downloaden darf.

Daten nur für Berechtigte erreichbar

Die Steuerung nach Gruppen, u. a. Kundengruppen und interne Gruppen, ermöglicht eine sehr klare Festlegung. So können beispielsweise Produkte nur für die Handelspartner sichtbar sein, die auch über diese Gruppen-Berechtigung verfügen. Oder Marken-Verantwortliche sehen nur die Inhalte für ihre Marken und nicht zusätzlich alle anderen, für die sie nicht zuständig sind.

Die Rollen legen weiterhin fest, welche Funktionen der Nutzer berechtigt bekommt. So hat ein Administrator erheblich mehr Rechte als ein Reader oder Editor. Auch diese Rechte sind sehr exakt steuerbar, damit jeder Nutzer auch nur den Datenbereich sieht oder bearbeiten kann, für den er zuständig ist.

Auch die API (Schnittstelle) berücksichtigt Gruppen

Bei der automatisierten Bereitstellung von Daten mittels API werden die definierten Gruppen-Berechtigung ebenfalls berücksichtigt. Das bedeutet auch, dass nur Daten über die API geteilt werden, für die die entsprechende Gruppen-Berechtigung gilt.

Durch diese Einstellung wird das Rechte-Management auch bei diesem automatisierten Prozess aufrechterhalten und gewährleistet, dass die Daten nur dort landen, wo sie benötigt werden.

Datenlinks mit Gültigkeitszeitraum teilen mit der PIN-Funktion

Eine wichtige Funktion, mit der Daten für Externe zugänglich gemacht werden können, ist die PIN-Funktion. Sie ermöglicht, Datenkörbe direkt an Empfänger senden – auch wenn sie nicht im System registriert sind. Und das ganz ohne Begrenzung von Daten oder Datenkörben.

Genaugenommen ist die PIN ein Link, der es ermöglicht, dass externe Nutzer temporären Zugriff auf bestimmte Daten erhalten. Als Nutzer des Systems sammelst du zunächst die Produkte, die du weitergeben möchtest. Anschließend wählst den Output-Container, so z.B. Excel (.xlsx), und kannst diesen Datenkorb dann als PIN-Link freigeben. Dann legst du fest, für welchen Zeitraum der Link gelten soll und sendest ihn an die Mail-Adresse des Empfängers. Wenn du möchtest, kannst du auch eine kurze Nachricht hinzufügen.

Rot oder Grün – Unsere einfache Ampel-Logik

Der Nutzer erhält den Link und kann die Daten direkt downloaden. Anhand der Ampel-Symbolik siehst du, ob die Daten bereits heruntergeladen wurden. Rot heißt, der User hat das noch nicht getan. Grün, dass alles bereits gemacht ist. Dann kannst du selbst entscheiden, ob du den PIN direkt löschst oder ihn bis zum Ablauf des festgelegten Zeitraums laufen lässt.

Auch die PIN-Funktion ermöglicht Daten für Externe zugänglich zu machen, ohne ihnen Zugriff auf das Gesamt-System zu geben. Gerade bei Agenturen beispielsweise, die nur für ein Projekt involviert sind, ist das eine einfache und schnelle Lösung.

Der öffentliche Bereich: Alles verfügbar ohne Login

Es kann Gründe geben, warum bestimmte Produktinformationen für alle Internet-Nutzer frei verfügbar sein dürfen. Wenn dies erforderlich ist, können sie über einen öffentlichen Bereich eingestellt werden. Damit sind sie im System auch ohne Berechtigung erreichbar – direkt und ohne Login.
Üblicherweise findet man dieses Szenario eher im Bereich der Medien-Objekte, so z.B. für den Download von Sicherheitsdatenblättern, die frei zugänglich sein müssen.

Aber auch für Produktdaten ist es möglich, optional den öffentlichen Bereich freizugeben. Die Steuerung, welche Produkte öffentlich verfügbar sind, erfolgt direkt am Produkt und kann für jedes Produkt einzeln entschieden werden, ob es frei verfügbar sein soll. Dies kann mit einem Klick auch wieder rückgängig gemacht werden.

Daten für Externe zugänglich machen – für eine effiziente Zusammenarbeit

Egal, ob Daten für Externe zugänglich gemacht werden müssen oder nur intern für diejenigen bereitstehen sollen, die auch damit arbeiten – DYNAMIC PIM® und DYNAMIC DAM® haben die passenden Lösungen für ein einfaches, aber wirksames Rechte-Management bereits integriert. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie beispielsweise Agenturen, sondern stellt auch sicher, dass jeder Beteiligter jederzeit mit genau den Daten arbeiten kann, die für seine Arbeit relevant sind.

Und nicht nur das. Denn wenn jeder schnell und einfach auf seine aktuellen Daten zugreifen kann, steigert das auch die Effizienz. Sogar weltweit, wie ihr in unserem Artikel zu Nutzung eines globalen DAM- oder PIM-System nachlesen könnt.